La digitalización de archivos y esfuerzos de transformación digital en el IMSS es un paso crucial hacia la modernización y eficiencia en la administración documental. Esta iniciativa beneficia a la institución, pero también promueve la transparencia, el acceso a la información y la preservación de la memoria histórica de la salud en México. ¿Qué áreas conforman el Sistema Institucional de Archivos del IMSS?, ¿Qué iniciativas se han implementado para modernizar la gestión documental en el IMSS?.
Puntos a destacar
- El IMSS ha digitalizado más de 30 mil archivos para mejorar servicios y promover la transparencia.
- La digitalización evita el deterioro de documentos originales y facilita el acceso a la información.
- El Sistema Institucional de Archivos del IMSS se divide en áreas de trámite, concentración e histórico.
- La digitalización permite la clasificación de archivos para mejorar la respuesta a solicitudes de información.
- Los documentos en archivo de trámite se dan de baja anualmente, mientras que en archivo histórico se guardan de por vida.
- El IMSS ha implementado un Sistema Automatizado de Gestión de Archivos para modernizar su gestión documental.
- Existe colaboración con el Archivo General de la Nación para cumplir con la Ley de Archivos.
- Se organizará un Foro Nacional en conmemoración al Día Internacional de Archivos para compartir experiencias y logros.
- El Archivo Histórico del IMSS está abierto al público en general para acceder al patrimonio documental de la institución.
Digitalización de archivos y esfuerzos de transformación digital en el IMSS
El Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) nos informa en un comunicado de prensa que ha emprendido un importante proceso de transformación digital mediante la digitalización de más de 30 mil archivos, expedientes e imágenes. Esta iniciativa tiene como objetivo mejorar los servicios ofrecidos a sus derechohabientes, promover la transparencia y facilitar el acceso a la información.
La clasificación de archivos permite su fácil identificación, poder dar una respuesta inmediata, tanto solicitudes de información como para mejorar el servicio de los derechohabientes, coadyuva a la rendición de cuentas y a la transparencia.
Marco Antonio Orozco Zuarth, titular de la División de Administración de Documentos del IMSS.
Importancia de la digitalización de archivos
La digitalización de archivos en el instituto no solo permite obtener copias fieles de los documentos originales, sino que también contribuye a la preservación de la información y evita el deterioro de los registros físicos. Además, facilita la clasificación de archivos, promoviendo la transparencia y el acceso a la información en la institución.
Sistema institucional de archivos
El Seguro Social cuenta con un Sistema Institucional de Archivos que se divide en tres áreas: de trámite, de concentración e histórico. Cada una de estas áreas cumple un papel fundamental en la gestión documental y en la preservación de la memoria institucional.
Avances en la administración de documentos
La administración de archivos en el instituto ha evolucionado significativamente en los últimos años. Actualmente, se han implementado herramientas modernas, como el Sistema Automatizado de Gestión de Archivos, desarrollado en colaboración con el Centro de Investigación en Computación del Instituto Politécnico Nacional.
Colaboración y coordinación
El Seguro Social colabora estrechamente con el Archivo General de la Nación y el Sistema Nacional de Archivos para garantizar el cumplimiento de la Ley de Archivos y promover las mejores prácticas en la gestión documental. Esta coordinación permite establecer estándares de preservación y acceso a la información a nivel nacional.
Foro Nacional de Archivos
En conmemoración al Día Internacional de Archivos, el instituto y el Archivo General de la Nación organizarán un Foro Nacional donde se compartirán experiencias y logros en materia de archivos. Este evento reunirá a representantes de la administración pública federal, estados, municipios y académicos para fomentar el intercambio de conocimientos y buenas prácticas.
Acceso al archivo histórico
El Archivo Histórico del IMSS, también conocido como Centro Único de Información “Ignacio García Téllez“, es un espacio abierto al público en general. Aquí, los visitantes pueden acceder al patrimonio documental del Seguro Social de manera gratuita, presentando simplemente su credencial de identificación.
